How Task Mining Helps Identify Automation Opportunities in Document Workflows

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今日のオフィスでは、ドキュメントが至る所にあります。請求書、フォーム、メール、PDF、レポート、各種ファイルが、毎日人から人へと移動しています。多くの人は、今でもこれらのドキュメントを手作業で処理しています。データをコピーし、内容を確認し、ファイル名を変更し、何度もメールを送信しています。

この作業は時間がかかります。
退屈に感じます。
そして、ミスも発生します。

今、企業はより賢い方法を求めています。どの業務を自動化すべきか、どこから始めるべきかを知りたいのです。そこで役立つのが タスクマイニング（Task Mining） です。

このブログでは、すべてをとても簡単な英語（※内容はそのまま）で説明します。タスクマイニングとは何か、どのように機能するのか、そして AIドキュメント自動化（AI document processing） を使って、ドキュメント業務フローの中でどのように自動化の機会を見つけるのかを学べます。

タスクマイニングとは？（とても簡単な言葉で）

タスクマイニング（Task Mining) とは、コンピューター上で実際にどのように仕事が行われているかを観察することです。
以下のような点を確認します。

マウスのクリック
キーボード操作
使用している画面
開いているアプリ
従業員が踏んでいる作業ステップ

タスクマイニングは推測しません。安全かつプライバシーに配慮した形で、実際の作業を記録します。

データを収集した後、次のことが分かります。

繰り返されているステップ
時間を無駄にしているステップ
自動化できるステップ

つまり、タスクマイニングは次の大きな質問に答えます。
「人は一日中、ドキュメントを使って実際に何をしているのか？」

ドキュメント業務フローとは？

ドキュメント業務フローとは、ドキュメントがたどる一連の流れのことです。

例：

請求書がメールで届く
誰かがダウンロードする
内容を確認する
データをシステムに入力する
承認メールを送る
フォルダに保存する

これがドキュメント業務フローです。一見シンプルに見えますが、その中には多くの小さな作業があります。これらの小さな作業が、時間と労力を消費します。

手作業によるドキュメント業務の大きな問題

多くの企業は、自分たちの業務プロセスを理解していると思っています。しかし実際には、現場のプロセスは大きく異なります。

よくある問題：

手作業の工程が多すぎる
同じ作業を複数の人が行っている
コピー＆ペーストのミス
承認が遅い
明確なプロセスがない

管理者はよくこう質問します。
「なぜこんなに時間がかかるのか？」
「どこで時間を無駄にしているのか？」

データがなければ、明確な答えは出ません。

タスクマイニングが自動化の機会を見つける方法

タスクマイニングは、静かな観察者のように、日々のドキュメント業務を見守ります。以下はその流れです。

ステップ1：実際の作業を記録する

タスクマイニングツールは次のことを記録します。

どのアプリが開かれているか
どのドキュメントが使われているか
どのボタンがクリックされたか
各ステップにどれくらい時間がかかっているか

多くの従業員のデータを集めるため、リアルで正確な情報が得られます。
インタビュー不要。
推測不要。
事実のみ。

ステップ2：繰り返し作業を見つける

タスクマイニングは、次のような繰り返し作業をすぐに見つけます。

同じデータを何度も入力
同じドキュメントを何度も開く
同じチェックを手作業で実施

例：

PDFからERPへ請求書番号をコピー
Excelで取引先名を確認
毎日のファイル名変更

繰り返し作業は、自動化に最適です。

ステップ3：時間を無駄にしている工程を可視化

小さく見える作業でも、実は多くの時間を使っています。
タスクマイニングは次を明らかにします。

待ち時間
アプリ切り替え時間
手動チェック時間

例えば：

請求書1件あたり5分の無駄
1人あたり1日2時間の無駄

これにより、自動化の判断が明確になります。

ステップ4：エラーとやり直しを特定

手作業にはミスがつきものです。
タスクマイニングは次を示します。

作業を戻ってやり直す箇所
何度も修正されている工程

これは以下を意味します。

データ不良
余分な作業
プロセスの遅延

自動化は、これらのエラーを減らします。

ステップ5：正しい自動化対象を選べる

すべての作業を自動化すべきではありません。タスクマイニングは次を選ぶ助けになります。

処理量が多い作業
ルールベースの作業
思考がほとんど不要な作業

これにより、無駄な自動化投資を防げます。

この流れにおけるAIドキュメント自動化の役割

タスクマイニングで「何を自動化すべきか」が分かったら、次は「どう自動化するか」です。そこで役立つのが AIドキュメント自動化（AI document automation) です。

AIドキュメント自動化は以下が可能です。

ドキュメントを読む
テキストを理解する
データを抽出する
情報を検証する
システムへデータを送る

組み合わせると：

タスクマイニングが問題を見つける
AI自動化が問題を解決する

この組み合わせは非常に強力です。

シンプルな例：請求書処理

タスクマイニング導入前

チーム：「請求書処理が遅い」
原因は不明
間違った工程を選び、自動化が失敗

タスクマイニング導入後
分かったこと：

データ入力に最も時間がかかっている
請求書チェックが繰り返されている
メール送信が手作業

明確な自動化：

AIが請求書を読み取る
データを自動入力
チェックを自動化
メールを自動送信

結果：

作業が速くなる
エラーが減る
従業員の満足度が上がる

ドキュメント業務フローにタスクマイニングを使うメリット

明確な可視化：推測ではなく、実際の作業が見える
高い自動化ROI：本当に必要な部分だけを自動化
迅速な意思決定：長い会議や議論が不要
従業員満足度向上：退屈な作業が減り、価値ある仕事が増える
スケーラブルな自動化：業務拡大でも無理がない

なぜインド企業に特に有効なのか

インドでは：

処理量が多い
手作業が多い
コスト圧力が高い

タスクマイニングはインド企業に次の効果をもたらします。

スピード向上
エラー削減
賢い自動化の実現

タスクマイニングに関するよくある誤解（シンプルな真実）

誤解1：従業員を監視している
真実：人ではなく、プロセスを分析します。

誤解2：複雑すぎる
真実：インサイトはとても分かりやすいです。

誤解3：大企業だけのもの
真実：中小企業にも大きな効果があります。

タスクマイニングを始める方法（簡単ステップ）

1つのドキュメント業務を選ぶ
数週間タスクマイニングを実行
繰り返しや遅い工程を分析
自動化候補を特定
AIドキュメント自動化を適用
効果を測定

ドキュメント業務の未来

未来は手作業ではありません。未来はスマートです。

次を組み合わせる企業は：

タスクマイニング（Task Mining）
AIドキュメント自動化（AI document processing）

より：

速く
賢く
エラーが少なく

働くことができます。
ファイル作業に費やす時間を減らし、成長に集中できます。

まとめ

見えないものは改善できません。タスクマイニングは、実際の作業を明確に見せてくれます。

時間が失われている場所
努力が無駄になっている場所
自動化が役立つ場所

タスクマイニングとAIドキュメント自動化を使えば、ドキュメント業務フローは：

シンプルに
速く
信頼性の高いものに

そして何より、人にとって仕事が楽になります。